Aktenplan verwaltung Muster

In den letzten Monaten werden die Beobachter unter Ihnen bemerkt haben, dass der neue Abschnitt “Records Management” im Security & Compliance Center von Office 365 erscheint. In diesem Bereich werden einige der von Office 365 bereitgestellten EDRM-Kernfunktionen in einem neuen freigegebenen Raum zusammengefasst, der eine logische Lösung für die Datensatzverwaltung in Office 365 darstellt, die, wie ich denke, im Laufe der Zeit wachsen wird. Während die öffentliche Verwaltung, das Gesundheitswesen und die Rechtsberufe eine lange Geschichte des Datensatzmanagements haben, hat der Unternehmenssektor im Allgemeinen weniger Interesse gezeigt. Dies hat sich in den letzten Jahren aufgrund neuer Compliance-Anforderungen geändert, die zum Teil durch Skandale wie die Enron/Andersen-Affäre und neuere Probleme bei Morgan Stanley ausgelöst wurden. Compliance-Probleme bei Unternehmensakten, einschließlich Aufbewahrungsfristen und die Notwendigkeit, Informationen als Ergebnis von Rechtsstreitigkeiten offenzulegen, wurden als wichtig angesehen. Statuten wie der US Sarbanes-Oxley Act haben zu einer stärkeren Standardisierung der Praktiken des Datensatzmanagements geführt. Seit den 1990er Jahren besteht bei der Umstellung auf elektronische Aufzeichnungen der Bedarf an engen Arbeitsbeziehungen zwischen Datensatzmanagern und IT-Managern, insbesondere unter den rechtlichen Aspekten, die sich auf Compliance und Risikomanagement konzentrieren. Ein elektronisches Dokument- und Aufzeichnungsmanagementsystem ist ein Computerprogramm oder eine Reihe von Programmen, die zum Aufspüren und Speichern von Datensätzen verwendet werden. Der Begriff unterscheidet sich von Bildgebungs- und Dokumentenmanagementsystemen, die sich auf Papiererfassung bzw. Dokumentenmanagement spezialisiert haben.

Elektronische Datensatzverwaltungssysteme bieten in der Regel spezielle Sicherheits- und Auditfunktionen, die auf die Anforderungen von Datensatzmanagern zugeschnitten sind. Unternehmensdatensätze stellen die Datensätze dar, die den meisten Unternehmen gemeinsam sind, unabhängig von ihrer Funktion, ihrem Zweck oder ihrem Sektor. Solche Aufzeichnungen drehen sich häufig um den täglichen Betrieb eines Unternehmens und decken Bereiche wie z. B. Prozessführung, Mitarbeitermanagement, Berater- oder Auftragnehmermanagement, Kundenengagements, Einkäufe, Verkäufe und Verträge ab. Da die Welt digitaler wird, ist ein ständig wachsendes Problem für die Datensatzverwaltungsgemeinschaft die Konvertierung bestehender oder eingehender Papieraufzeichnungen in elektronische Form. Solche Konvertierungen werden am häufigsten mit der Absicht durchgeführt, Speicherkosten, Speicherplatz und in der Hoffnung, die Abrufzeit für Datensätze zu reduzieren. Nicht alle Dokumente sind Datensätze. Ein Datensatz ist ein Dokument, das bewusst als Beweis für eine Handlung aufbewahrt wird. Datensatzverwaltungssysteme unterscheiden in der Regel zwischen Datensätzen und Nicht-Datensätzen (Convenience-Kopien, Rohentwürfe, Duplikate), die keiner formalen Verwaltung bedürfen.

Viele Systeme, insbesondere für elektronische Aufzeichnungen, erfordern, dass Dokumente formell als Datensatz deklariert werden, damit sie verwaltet werden können. Nach der Deklarierten kann ein Datensatz nicht geändert werden und kann nur innerhalb der Regeln des Systems entsorgt werden.

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